Mit Microsoft Teams telefonieren: wie es funktioniert und wann es sinnvoll ist
Teams als vollwertiges Telefon – mit der eigenen Festnetznummer und ohne die vorhandene Telefonanlage abzuschaffen. Was dafür nötig ist und warum wir das jahrelang abgelehnt haben.
Veröffentlicht am 16. September 2026 · Lesezeit rund 6 Minuten · von Silz-Networks, IT-Systemhaus in Eppertshausen
Worum es geht
Teams kann intern schon lange telefonieren. Neu ist für viele Betriebe die andere Richtung: aus Teams heraus ganz normal nach draußen telefonieren und dort auch angerufen werden – mit der eigenen Festnetznummer, der Zentrale oder der persönlichen Durchwahl.
Für Mitarbeitende bedeutet das ein Gerät weniger. Wer ohnehin den ganzen Tag in Teams arbeitet, nimmt Anrufe dort entgegen, statt zum Tischtelefon zu greifen. Im Homeoffice und unterwegs gilt dasselbe.
Warum wir das jahrelang abgelehnt haben
Kunden fragen danach seit Jahren. Wir haben ebenso lange abgesagt – aus zwei Gründen: Die Technik lief nicht zuverlässig genug, und wir konnten bei Störungen nicht schnell genug helfen. Beides wollten wir unseren Kunden nicht zumuten. Ein Telefonsystem, das gelegentlich nicht funktioniert, ist schlimmer als gar keine Neuerung.
Inzwischen hat sich das geändert. Wir haben viele Stunden in Aufbau, Tests und Fehlersuche investiert und können die Anbindung jetzt anbieten, einrichten und – entscheidend – auch supporten.
Was Sie dafür brauchen
- Eine Telefon-Lizenz pro Benutzer. Sie wird zusätzlich zur bestehenden Microsoft-365-Lizenz gebucht – und nur für die Personen, die Teams tatsächlich zum Telefonieren nutzen sollen.
- Eine Anbindung an das Telefonnetz. Die kommt über Ihre vorhandene Telefonanlage. Microsoft stellt die Oberfläche, die Anlage macht die Telefonie.
- Kein neues Endgerät. Headset genügt. Vorhandene Tischtelefone können parallel weiterlaufen.
Die Frage, die alle stellen: Telefonanlage abschaffen?
Technisch ginge es. Microsoft kann die Telefonie auch allein übernehmen. Wir empfehlen es trotzdem ausdrücklich nicht – aus einem sehr praktischen Grund:
Wenn die Telefonie bei Microsoft ausfällt, sind wir auf den Microsoft-Support angewiesen. Der ist erfahrungsgemäß schleppend; es kann Tage dauern, bis sich etwas bewegt. So lange ist Ihr Betrieb telefonisch schlecht erreichbar, und wir können Ihnen nur mitteilen, dass ein Ticket offen ist. Das ist keine Situation, in die wir unsere Kunden bringen möchten.
Bleibt die eigene Anlage im Haus, behalten wir die Kontrolle: Wir können Umleitungen schalten, Rufgruppen ändern, im Notfall auf Mobilnummern umlegen – innerhalb von Minuten, ohne fremden Support. Ihre Anrufbeantworter, Warteschleifen, Rufgruppen und Sprachmenüs bleiben dabei unverändert bestehen.
Umstellung: Ablauf und Dauer
Die Einrichtung dauert in der Regel drei bis vier Tage. Sie müssen nicht alle Mitarbeitenden gleichzeitig umstellen – ab zwei Benutzern ist eine Umsetzung möglich, weitere lassen sich jederzeit nachrüsten. In der Praxis hat sich bewährt, mit einer kleinen Gruppe zu starten: Außendienst, Homeoffice, Geschäftsführung. Wenn das zwei Wochen gut läuft, kommt der Rest dazu.
Wer ohnehin über einen Wechsel seiner Telefonie nachdenkt, findet die grundsätzlichen Überlegungen in unserem Beitrag Telefonanlage ersetzen: Cloud oder eigene Hardware?
Häufige Fragen
Müssen wir unsere jetzige Telefonanlage abgeben?
Nein. Ihr Telefonsystem bleibt wie es ist. Anrufbeantworter, Rufgruppen, Warteschleifen und Sprachmenüs bleiben aktiv und funktionieren weiter. Teams kommt als zusätzlicher Weg dazu, nicht als Ersatz.
Welche Rufnummer sehen Angerufene?
Ihre normale Festnetznummer – wahlweise die Zentrale oder die persönliche Durchwahl. Das legen Sie pro Benutzer fest, und es lässt sich jederzeit ändern.
Können wir klein anfangen?
Ja, ab zwei Benutzern. Das ist auch unsere Empfehlung: erst eine kleine Gruppe, die viel unterwegs oder im Homeoffice ist, dann nach ein paar Wochen erweitern. So merken Sie früh, ob die Arbeitsweise zu Ihrem Betrieb passt, ohne alles auf einmal umzustellen.